Ezute desarrolla un Sistema de Otorgamiento y Fiscalización Electrónica para el Departamento de Aguas y Energía del Estado de São Paulo. 

• Otorgamiento es una concesión necesaria para cualquier tipo de captación de agua 

• El nuevo sistema desburocratizó los procesos de regularización de la captación de agua, antes enviados en papel 
• Programa permite, hoy, un mejor y más preciso nivel de gestión de los recursos hídricos en todo el estado 

 Para una persona física o jurídica hacer uso de las aguas de un río, lago, pozo, o realizar una interferencia, como travesía, presa o canalización, es obligatoria la obtención de una autorización, de una licencia junto al Poder Público llamada “Otorgamiento”. 

Otorgamiento es una concesión necesaria para la captación de agua y, en el Estado de São Paulo, es el DAEE (Águas e Energia Elétrica Departamento de Aguas y Energía del Estado de São Paulo) quien hace este control. 

Después de un período de investigaciones y desarrollos durante los años 2015 y 2017, la Fundación Ezute le entregó al DAEE, al inicio del 2018, un Sistema de Otorgamiento, totalmente reestructurado, que simplificó los procedimientos de otorgamiento electrónico de captación en la red hídrica del estado, cuyo objetivo era desburocratizar junto a la población los procesos de regularización de la captación de agua. Los procesos, hasta entonces, eran enviados todos en papel. 

El nuevo sistema de Ezute posibilitó que el usuario encaminase su pedido de otorgamiento por Internet, reduciendo considerablemente la tramitación burocrática del proceso. El pedido pasó a ser dirigido por georreferenciación para la dirección competente, lo que permitió un mejor y más preciso nivel de gestión de los recursos hídricos en todo el estado, por medio de un workflow electrónico, que es enviado para la publicación en el Diario Oficial, con envío de respuesta al solicitante. 

Este sistema de la Fundación Ezute para el otorgamiento electrónico de São Paulo fue el primero en Brasil con esta amplitud y automatización, involucrando desde el proceso de envío del requerimiento hasta la respuesta final, pasando por el análisis técnico con el uso de geotecnologías. 

Nueva fase de fiscalización 

Después de la implantación exitosa del Sistema de Otorgamiento Electrónico en el DAEE, la Fundación fue nuevamente contratada, en diciembre del 2018, para la implantación de un sistema de fiscalización integrado al sistema de otorgamiento ya existente, cuya finalidad era la verificación de la veracidad de los datos presentados en el otorgamiento, en un orden jerárquico de prioridad, donde serían fiscalizados, primeramente, los usuarios de recursos hídricos que causarían más impactos en el contexto de los recursos hídricos en las cuencas hidrográficas. 

Sin embargo, muchos desafíos fueron encontrados: 

• ¿Cómo crear un nuevo proceso de fiscalización, integrado al proceso de otorgamiento, rápido y eficiente tanto para el usuario de recursos hídricos como para los técnicos del DAEE? 
• ¿Cómo sustituir un proceso de fiscalización totalmente en papel por uno totalmente electrónico, sobre todo con los aspectos culturales involucrados? 
• ¿Cómo automatizar un proceso que ni siquiera estaba estandarizado? 
• ¿Cómo armonizar las funciones de técnico de otorgamiento y fiscal, actividades muchas veces ejecutadas por los mismos empleados? 
• ¿Cómo gestionar el cambio en las ocho Direcciones de Cuenca? 

• ¿Cómo satisfacer las demandas y continuar trabajando de forma totalmente online durante la pandemia? 

Con la extensión del ya existente Sistema de Otorgamiento Electrónico a través de la incorporación de las funcionalidades de Fiscalización, el objetivo fue elevar la capacidad de planificación y control del órgano gestor, que podría utilizar sus recursos humanos para tareas más nobles relativas a la gestión integrada de los recursos hídricos. La gestión pasó a ser más activa y menos pasiva. 

Ezute creó, entonces, una plataforma integrada de Otorgamiento y Fiscalización que permitió reunir la información de los usuarios de recursos hídricos de todo el Estado de São Paulo en un único portal en Internet, posibilitando la integración del instrumento “Otorgamiento de Derecho de Uso” con las acciones de fiscalización, fundamentales para la gestión en las cuencas hidrográficas consideradas críticas en el Estado. 

Además de elevar la calidad de los datos, la solución desarrollada por la Fundación Ezute posibilitó la producción de conocimiento sobre los datos e información de los usuarios a través de funcionalidades de generación de informes y de consultas geoespaciales. 

La solución cuenta con cuatro subsistemas: Requerimiento, Análisis, Soporte a la Decisión y Fiscalización, cada uno con sus especificidades. El nuevo sistema actúa también de forma integrada junto a otros órganos y autarquías que participan de la gestión de los recursos hídricos, como ANA (Agência Nacional de Águas e Saneamento Básico); ANM (Agência Nacional de Mineração); Agência de Bacias y CETESB. 

Con el sistema de fiscalización, Ezute contribuyó para compatibilizar los deseos de los usuarios y las responsabilidades del poder público con relación al otorgamiento de derecho de uso. El diferencial de la Fundación Ezute está en buscar la mejor solución sistémica para el problema presentado. 

La Política Nacional de Recursos Hídricos establece cinco instrumentos de gestión de los recursos hídricos: Otorgamiento de Derecho de Uso, Sistemas de Información, Planes de Cuenca, Encuadramiento de los Cuerpos Hídricos y la Cobranza por el Uso del Agua. La Fundación actuó en los cinco instrumentos, ofreciendo la mejor opción sistémica y de integración para la operacionalización de los instrumentos, en beneficio de los usuarios y del DAEE. 

Resultados alcanzados 

A partir del 2020, con el trabajo desarrollado a lo largo de los últimos años por la Fundación Ezute, todos los servicios del DAEE pasaron a ser electrónicos y actualmente los usuarios pueden enviar sus requerimientos por Internet. Además del envío electrónico, el DAEE implantó un módulo de análisis técnico que trajo celeridad a los procesos de análisis y publicación del otorgamiento, reduciendo de forma significativa el tiempo de respuesta a los usuarios a través de herramientas de interacción que posibilitan la atención de notificaciones, defensa de multas, emisión de recibos y cumplimiento de condicionantes, todo por la web. 

Con la implantación del Sistema de Otorgamiento, el DAEE inició un incisivo proceso de desburocratización que culminó en el cambio de sus Ordenanzas de otorgamiento y en la creación de procesos estandarizados de otorgamiento y fiscalización. 

La medida tuvo como objetivo elevar la capacidad de análisis y de fiscalización para fortalecer el instrumento de otorgamiento de derecho de uso a través de la simplificación de requerimientos y en el desarrollo de herramientas de soporte a la operación para los técnicos en las Direcciones de Cuenca. 

El éxito de la actividad de desburocratización trajo a la luz la necesidad de elevar la capacidad interna de fiscalización, momento en que fue creado un programa abarcador de fiscalización – PROFISC, que tuvo como uno de sus objetivos principales el desarrollo de un nuevo Sistema de Fiscalización, integrado al Sistema de Otorgamiento Electrónico. 

Los beneficios de la activación de los nuevos sistemas fueron enormes, una vez que el proceso antiguo, totalmente en papel, ya no estaba siendo capaz de satisfacer la gran demanda generada por diferentes actores en el ámbito de la gestión integrada de los recursos hídricos. Tal hecho puede ser consustanciado en la morosidad en la atención de las denuncias de fiscalización, dificultad de acceso a los datos de otorgamiento, emisión de los autos de infracción en papel y duplicidad de procesos.  

 Case de éxito 

Como resultado hubo una significativa reducción en el tiempo promedio de análisis de requerimientos, antes por encima de 240 días y, ahora, realizado en 34 días; ahorro en la emisión de correspondencias a los usuarios, que ahora pueden cumplir notificaciones y condicionantes por el Portal del Usuario en Internet; y la posibilidad de que el DAEE continúe trabajando durante el período de la pandemia de COVID-19, a través de la entrega del acceso al ambiente de análisis técnico a los colaboradores del DAEE por Internet. 

Tiempo de implantación 

El desarrollo del Sistema de Otorgamiento y Fiscalización de Ezute para el DAEE fue realizado en tres ciclos que tuvieron inicio en el 2015, en medio a la crisis hídrica, y se finalizó en noviembre de 2020, durante la pandemia de COVID-19. 

El Sistema de Otorgamiento Electrónico fue activado en febrero del 2018 y el Sistema de Fiscalización, que extiende las funcionalidades del primer sistema, fue activado en diciembre del 2020.